Insights und Daten

Mit Workplace-Insights kannst du erfassen und verfolgen, wie Workplace in deinem Unternehmen genutzt wird. Sieh dir an, wie du Verbindungen, Beiträge, Interaktionen und Gruppen verfolgen kannst.

Dieser Artikel richtet sich an Admins von Workplace Advanced und Workplace Enterprise.
Im Administrationsbereich kannst du mithilfe der Insights analysieren, wie deine Organisation Workplace nutzt. Hier findest du weitere Infos dazu, wie du Workplace-Registrierungen von Mitarbeitern verfolgen oder dir bestimmte Trends innerhalb von Gruppen und Aktivitäten auf Beitragsebene ansehen kannst.
Die Insights sind in fünf Tabs gegliedert:
  • Personen: Hier kannst du die Aktivität deiner Organisation auf Workplace nachverfolgen.
  • Content: Hier siehst du, wie viel Content in deiner Organisation entsteht, wie viele Mitarbeiter aktiv mitwirken und wer am aktivsten ist.
  • Gruppen: Hier kannst du nachverfolgen, wie aktiv die Gruppe ist und was sie erstellt.
  • Beiträge: Mit diesem Tab kannst du „Gefällt mir“-Angaben, Kommentare und Beitragsaufrufe messen.
  • Verbindungen: Mit diesem Tab kannst du die Kollaboration auf Workplace ermitteln.
Systemadministratoren können die Insights aufrufen und nutzen. Sie können außerdem anderen Nutzern Berechtigungen für benutzerdefinierte Administratorrollen erteilen.
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Systemadministratoren können benutzerdefinierte Administratorrollen erstellen und den Zugriff auf verschiedene Tabs in den Insights gewähren.
Wenn du für jemanden eine benutzerdefinierte Administratorrolle erstellt hast, kannst du dieser Person Zugriff auf die folgenden eigenständigen Berechtigungen gewähren:
  • Statistiken zu Aktivitäten anzeigen: Die Person erhält Zugriff auf alle Tabs in den Insights.
  • Beitrags-Insights ansehen und Kampagnen verwalten: Die Person kann ihren Administrationsbereich anklicken und im linken Menü in Workplace auf Beiträge zugreifen.
Für Beiträge können Daten ab dem 15. November 2019 gemessen und verfolgt werden. Für alle anderen Tabs ist das ab dem 18. August 2019 möglich.
Hinweis: In den Insights werden Daten zwei Jahre lang gespeichert. Alle Daten, die älter als zwei Jahre sind, werden gelöscht.
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Daten exportieren
So exportierst du in deiner Workplace-Community Daten an Personen oder Gruppen:
  1. Gehe oben links in deinem Workplace-Profil in den Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Insights.
  3. Scrolle nach unten und klicke auf Exportieren für Personen oder Gruppen. Workplace sendet dir dann per E-Mail den Link für den Download der CSV-Datei.
Hinweis: Du kannst die Daten in deinem Administrationsbereich auch folgendermaßen anfordern: Gehe zum Tab Personen, klicke dann oben auf der Seite auf  und wähle Mitarbeiterinformationen exportieren aus. Wenn du Daten zu Gruppen erhalten möchtest, klicke im Administrationsbereich auf Gruppen, dann auf  und wähle Gruppeninformationen exportieren aus.

Bulkimporte und -exporte verwalten
Administratoren können den Status von Bulkimporten und -exporten im Tab „Personen“ auf dem Importe/Exporte-Dashboard in Echtzeit verfolgen.
So greifst du auf das Dashboard zu:
  1. Gehe zum Administrationsbereich und wähle Personen aus.
  2. Wähle den Importe/Exporte-Tab aus, um dir Bulkdateien anzusehen, die bereits auf dein Workplace-Konto importiert oder von ihm exportiert wurden.
  3. Du kannst auch den Status von Bulk-Vorgängen verfolgen und Bulkimporte und -exporte sehen, die in den letzten 30 Tagen angefragt wurden.
Administratoren können Bulkimporte und -exporte auch als Datei herunterladen, sobald diese abgeschlossen sind. Dateien können 4 Tage lang heruntergeladen werden.

Informationen zu Gruppenmitgliedern exportieren
Admins können über den Administrationsbereich die Mitglieder bestimmter Workplace-Gruppen exportieren.
So exportierst du Daten zu Mitgliedern einer bestimmten Gruppe:
  1. Gehe zum Administrationsbereich und wähle Gruppen aus.
  2. Rufe die Gruppe auf, klicke auf  und wähle Mitglieder exportieren aus.
  3. Du erhältst die Informationen zu den Gruppenmitgliedern dann per E-Mail.
Der Admin erhält einen Link zu den Daten per E-Mail. Der Nutzer sowie alle anderen Admins des Unternehmens, die die entsprechenden Rechte haben, um Gruppen zu verwalten, können dann 4 Tage lang darauf zugreifen.
Sämtliche Daten unterliegen standardmäßig der Datenschutzrichtlinie. Admins können jedoch weder E-Mail-Adressen noch Abteilungen von Nutzern anderer Unternehmen einsehen, wenn die exportierte Gruppe eine unternehmensübergreifende Gruppe ist.
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So ermöglichst du Nutzern das Herunterladen ihrer Workplace-Daten:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Einstellungen.
  3. Klicke das Auswahlfeld neben Herunterladen persönlicher Daten an.
Hinweis: Sobald die Funktion aktiviert ist, können Nutzer eine Kopie ihrer Workplace-Daten herunterladen. Mehr dazu: Deine Daten herunterladen Gemäß unseren Nutzungsbedingungen können die Nutzer ihre Daten mithilfe dieser Funktion aber nicht löschen. In den Protokollen deiner Sicherheitsprüfungen kannst du sehen, wer seine Daten heruntergeladen hat.
Systemadministratoren können ihre Daten von der Workplace API mithilfe einer benutzerdefinierten Integration herunterladen.
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Datenschutz
Ein Datenverantwortlicher entscheidet, weshalb und wie persönliche Daten auf Workplace verarbeitet werden. Unter der DSGVO müssen Datenverantwortliche Compliance-Maßnahmen einführen, die sicherstellen, dass Art und Zweck der Erfassung von persönlichen Daten sowie deren Aufbewahrungsdauer rechtmäßig sind. Sie müssen außerdem sicherstellen, dass die Nutzer auf ihre eigenen Daten zugreifen können.
Auf Workplace Enterprise und Workplace Advanced verwaltet ein Systemadministrator seine Workplace-Instanz als Datenverantwortlicher.
Systemadministratoren können auch zusätzliche Administratorenrollen erstellen, die ihnen bei der Verwaltung der Workplace-Instanz assistieren.
Weitere Informationen zu Systemadministratoren und benutzerdefinierte Administratorrollen findest du hier. Weitere Informationen zu Workplace und zur DSGVO findest du hier.
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Die DSGVO bezieht sich auf alle betroffenen Personen in der Europäischen Union. Das bedeutet, sie gilt für alle Firmen und Unternehmen, die unter ihren Mitarbeitern Bürger der EU haben. Die DSGVO wird auf alle Unternehmen angewendet, die die personenbezogenen Daten von Personen in der EU verarbeiten, unabhängig davon, wo das Unternehmen sitzt.
Workplace bietet den Administratoren deines Unternehmens leistungsstarke Tools, Protokolle und Richtlinien zum Schutz deiner Community sowie technische Kontrollmöglichkeiten, mit denen du jederzeit deine Daten ändern, löschen oder abrufen kannst. Workplace erfüllt jegliche zutreffenden Datenschutzgesetze. Weitere Informationen zur DSGVO findest du hier.
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Unternehmensübergreifende Gruppen gehören zu keiner Instanz. Für Mitglieder von unternehmensübergreifenden Gruppen gelten die jeweiligen regionalen Gesetze. Im Rahmen dieser Gesetze haben die Mitglieder die Möglichkeit, Vereinbarungen hinsichtlich der Verantwortung für die Daten innerhalb der unternehmensübergreifenden Gruppe zu treffen. Benutzer können sich zwar aus einer unternehmensübergreifenden Gruppe entfernen, aber ihre Daten bleiben in der Gruppe, sofern sie ihr Konto nicht löschen. Weitere Informationen zu unternehmensübergreifenden Gruppen
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Das Recht einer Person auf Vergessen ist kein neues DSGVO-Konzept. Es wird auch vom vorhandenen Datenschutzrecht vorgeschrieben. Ein Benutzer hat jederzeit das Recht, vom Datenverantwortlichen die Löschung seiner personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht ist jetzt in Artikel 17 der DSGVO festgeschrieben. Es obliegt dem Datenverantwortlichen zu verstehen, aufgrund welcher Grundlagen er solche Daten (sofern zutreffend) nach dieser Anfrage weiterverarbeiten kann. Administratoren können jederzeit die Löschung von Benutzerkonten anfordern. Damit werden die persönlichen Daten des Benutzers auf Workplace gelöscht. Dazu gehören auch das Profil und jegliche veröffentlichten Beiträge und Kommentare.
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Dieser Artikel gilt nur für Administratoren von Workplace Premium-Communitys

Wenn dein Mitarbeiter ein Administrator einer unternehmensübergreifenden Gruppe (MCG) ist, kann dein Unternehmen die Daten der Gruppe per Graph API oder über den Administrationsbereich anzeigen.
Per Graph API:
Identitätstoken sind zum Lesen von Informationen unternehmensübergreifender Gruppen erforderlich. Das Identitätstoken muss von einem Mitglied der unternehmensübergreifenden Gruppe generiert werden.
  • Unternehmensadministratoren können unternehmensübergreifende Gruppen sehen, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter Mitglied dieser Gruppe sind
Über den Administrationsbereich:
  • Unternehmensadministratoren können unternehmensübergreifende Gruppen sehen, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter Mitglied dieser Gruppe sind
  • Unternehmensadministratoren können sich selbst zu Administratoren von unternehmensübergreifenden Gruppen ernennen
Wenn dein Mitarbeiter Mitglied einer unternehmensübergreifenden Gruppe ist, kann dein Unternehmen die Daten der Gruppe per Graph API oder über den Administrationsbereich anzeigen.
Per Graph API:
  • Unternehmensadministratoren können alle Inhalte von unternehmensübergreifenden Gruppen lesen
  • Unternehmensadministratoren können Inhalte in unternehmensübergreifenden Gruppen, die von Mitarbeitern erstellt wurden, löschen
  • Unternehmensadministratoren können unternehmensübergreifende Gruppen sehen, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter Mitglied dieser Gruppe sind
Über den Administrationsbereich:
  • Unternehmensadministratoren können unternehmensübergreifende Gruppen sehen, wenn ein oder mehrere Mitarbeiter Mitglied dieser Gruppe sind
  • Unternehmensadministratoren können den Betritt in jede unternehmensübergreifende Gruppe mit Mitgliedern ihrer Community beantragen


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Kampagnen
Du kannst eine Kampagne erstellen, um Kennzahlen für deine ausgewählten Beiträge und Kampagnen anzuzeigen.
Eine Kampagne erstellen
So erstellst du eine Kampagne:
  1. Gehe links in deinem Workplace zum Administrationsbereich.
  2. Wähle Kampagnen aus.
  3. Klicke rechts auf + Neue Kampagne erstellen, füge einen Namen für deine Kampagne hinzu und klicke auf Erstellen.
Beiträge zu einer Kampagne hinzufügen
Du kannst alle veröffentlichten Gruppenbeiträge zu einer Kampagne hinzufügen, zu deren Anzeige du berechtigt bist. Wenn du einen Beitrag, zu dessen Anzeige du nicht berechtigt bist, zu einer Kampagne hinzufügst, kannst du die Kennzahlen trotzdem abrufen. Du kannst im Abschnitt Beiträge in dieser Kampagne allerdings keine Beitragsvorschau anzeigen.
So fügst du Beiträge zu einer Kampagne hinzu:
  1. Wähle die Kampagne aus, zu der du Beiträge hinzufügen möchtest.
  2. Klicke auf + Beitrag hinzufügen.
  3. Gib die URL oder ID des Beitrags ein und klicke auf Hinzufügen.
Du kannst bis zu 50 Beiträge zu einer Kampagne hinzufügen. Du kannst auch rechts neben deinem Beitrag auf  klicken und Beitrag zu einer Kampagne hinzufügen auswählen, um einen Beitrag zu einer Kampagne hinzuzufügen. Nun kannst du den Beitrag entweder zu einer bestehenden Kampagne hinzufügen oder mit diesem Beitrag eine neue Kampagne erstellen.
Wenn du deine Kampagne mit den Beiträgen, die du erfassen möchtest, eingerichtet hast, stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:
  • Personen – Diese Reporting-Funktion erfasst die Anzahl der Personen, die mindestens einen Beitrag in deiner Kampagne gesehen, kommentiert oder darauf reagiert haben.
  • Interaktion – Diese handlungsbasierte Option erfasst die Aufrufe, Kommentare und Reaktionen für jeden Beitrag innerhalb einer Kampagne.
Welche Kennzahlen werden angezeigt?
Für Kampagnen mit Beiträgen, die vor dem 9. April 2020 veröffentlicht wurden, werden nicht alle Kennzahlen angezeigt. Enthält eine Kampagne mindestens einen Beitrag, der vor dem 15. November 2019 erstellt wurde, werden nur zwei Datensätze angezeigt:
  • Konsum im Laufe der Zeit
  • Kampagnenstimmung im Zeitverlauf
Enthält die Kampagne mindestens einen Beitrag, der zwischen dem 16. November 2019 und dem 8. April 2020 veröffentlicht wurde, wird die Kennzahl Personen nicht angezeigt.
Welche Administratoren können auf Kampagnen zugreifen?
Die folgenden Administratoren können Kampagnen erstellen, bearbeiten und anzeigen:
  • Systemadministrator
  • Content Moderator
  • Account Manager
  • Analyst
Systemadministratoren können außerdem benutzerdefinierten Administratorrollen die Berechtigung erteilen, Beitrags-Insights anzuzeigen und Kampagnen zu verwalten.
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Umfragen
Der Zugriff auf den Bereich Umfragen im Administrationsbereich ist beschränkt auf Systemadministratoren, Content Moderatoren und Admins mit einer benutzerdefinierten Rolle, die es ihnen erlaubt, Umfragen zu verwalten.
Wenn du eine Umfrage erstellst, bekommen die Teilnehmer eine Chat-Nachricht mit zwei Handlungsmöglichkeiten: An der Umfrage teilnehmen oder Erinnern. Wenn ein Teilnehmer die Umfrage nicht abgeschlossen oder eine eigene Erinnerung eingerichtet hat, schickt Workplace ihm 24 Stunden nach der ursprünglichen Umfrage eine weitere Nachricht.
So erstellst du eine Umfrage oder siehst sie dir an:
  1. Klicke in deinem Administrationsbereich auf Umfragen. Du siehst eine Liste der Umfragen und ihren jeweiligen Status.
  2. Um eine neue Umfrage zu erstellen, klicke oben rechts auf Umfrage erstellen.
  3. Fülle im Bereich Details folgende Felder aus:
    Titel: Gib eine eindeutige Bezeichnung für deine Umfrage ein. Diese darf maximal 75 Zeichen lang sein.
    Text der Einladung: Schreibe optional eine Einladungsnachricht. Wenn du keine eigene Einladungsnachricht verfasst, wird eine Standard-Nachricht verwendet.
  4. Klicke auf Weiter.
  5. Füge im Bereich Fragen bis zu fünf Fragen hinzu und klicke auf Weiter. Die Fragen können eine beliebige Art der Antwort zulassen und auf Optional gesetzt werden. Klicke auf Weiter.
  6. Im Bereich Empfänger kannst du zwischen Personen-Set oder Manuelle Liste wählen, um über die Vorlage eine Liste von bis zu 30.000 Personen zu importieren. Du kannst deine Umfrage auch per Link oder in einer benutzerdefinierten E-Mail senden, die mit dem Namen des Empfängers personalisiert werden kann. Klicke auf Weiter.
  7. Im Bereich Dauer kannst du festlegen, wie häufig die Umfrage durchgeführt werden soll. Wähle dabei die für deine Umfrage geeignetsten Zeiten und Daten aus.
    • Wenn du dich für Jeder nur ein Mal entscheidest, erhalten alle Teilnehmer die Umfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt.
    • Wenn du aber Für Stichproben wiederkehrend auswählst, werden einige der gewünschten Teilnehmer stichprobenartig ausgewählt und erhalten die Umfrage innerhalb des festgelegten Datumsbereichs. Jede Stichprobe erhält die Umfrage nur ein Mal.
Die Umfrageergebnisse sind anonym und es werden nur dann Ergebnisse angezeigt, wenn vier oder mehr Personen an der Umfrage teilgenommen haben. Wenn weniger als vier Personen die Umfrage beantworten, erhältst du keine Ergebnisse.
Eine Umfrage kann nach der Veröffentlichung nicht mehr bearbeitet, aber jederzeit abgebrochen werden. Wenn eine Umfrage abgeschlossen ist, kann sie nicht mehr abgebrochen werden.
Wie du mithilfe von Umfragen die Stimmung deiner Mitarbeiter in deinem Unternehmen messen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
Hinweis: Die Anzahl der Teilnehmer pro Umfrage ist auf 100.000 Personen beschränkt.
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