Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank bietet dir einen zentralen und übersichtlichen Ort, um wichtige Informationen für deine Mitarbeiter bereitzustellen. Erstelle ohne Coding eigene Seiten mit nützlichen Informationen wie z. B. Mitarbeiter-Benefits, Geschäftsreiserichtlinien, Handbücher für Mitarbeiter und vieles mehr. Im Customer Resource Center findest du weitere Informationen zur Wissensdatenbank.

Die Kategorie „Ressourcen“ wurde durch die Wissensdatenbank ersetzt. Diese bietet bessere Features und eine bessere Funktionalität. Wenn dein Unternehmen eine Ressourcen-Seite hat, wurde diese automatisch in die Kategorie „Wissensdatenbank“ verschoben.
Weitere Informationen über die Wissensdatenbank findest du hier.
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Du musst selbst die Berechtigung haben, eine Kategorie einer Wissensdatenbank zu bearbeiten, um Personen zu dieser hinzuzufügen, die diese Kategorie ansehen oder bearbeiten dürfen, oder um sie wieder zu entfernen. Die Berechtigung zum Bearbeiten der Kategorie kann durch eine Person, die die Kategorie bereits bearbeiten darf, einen Systemadministrator, einen Content Moderator oder einen Administrator, der über eine entsprechende benutzerdefinierte Rolle verfügt, erteilt werden.
So fügst du Personen, die die Kategorie einer Wissensdatenbank bearbeiten und ansehen dürfen, hinzu oder entfernst sie:
  1. Rufe links im Menü auf Workplace die Wissensdatenbank auf.
  2. Wähle die Kategorie aus, für die du die Berechtigung zum Bearbeiten oder Ansehen vergeben möchtest.
  3. Klicke auf der Kategorie-Seite auf Bearbeiten.
  4. Klicke auf Einladen.
  5. Unter Kann ansehen kannst du Personen hinzufügen, die die Kategorie und Unterkategorie-Seiten ansehen dürfen. Diese kannst du nach Namen, Profilfeld oder Gruppenmitgliedschaft auswählen. Du kannst auch das gesamte Unternehmen hinzufügen. Du musst dich jedoch für eine Methode entscheiden, mit der du Personen hinzufügen möchtest, die die Kategorie einsehen dürfen.
  6. Unter Kann bearbeiten kannst du Personen hinzufügen, die die Kategorie und Unterkategorie-Seiten bearbeiten dürfen. Diese kannst du nach Namen oder Gruppenmitgliedschaft auswählen. Jeder Workplace-Nutzer kann eine Bearbeitungsberechtigung für eine Wissensdatenbank erhalten. Du musst dich jedoch für eine Methode entscheiden, mit der du Personen hinzufügen möchtest, die eine solche Berechtigung bekommen.
  7. Klicke auf Weiter.
  8. Überprüfe deine Aktualisierungen und klicke auf Änderungen speichern.
Hinweis: Wenn du Personen zum Bearbeiten und Ansehen nach Gruppenmitgliedschaft auswählst, kannst du keine geheime Gruppe auswählen, auch wenn du selbst Mitglied bist.
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Content-Moderatoren, Systemadministratoren und Admins mit der jeweiligen benutzerdefinierten Administratorrolle können Inhalte in der Wissensdatenbank erstellen.
Diese Admins können auch andere Workplace-Nutzer als Editor für eine bestimmte Kategorie hinzufügen, indem sie auf Einladen klicken. Diese Person hat dann Zugriff auf die Kategorie und kann sie mit allen dazugehörigen Unterkategorien bearbeiten.
So erstellst du eine neue Kategorie oder Unterkategorie in der Wissensdatenbank:
  1. Klicke auf deine Workplace-Startseite.
  2. Wähle im linken Bereich Wissensdatenbank aus.
  3. Klicke oben rechts auf Kategorie erstellen.
  4. Wähle Name, Farbe und Bild für deine Kategorie aus und klicke dann auf Kategorie erstellen.
  5. Wenn du deine Kategorie erstellt hast, beginne ein leeres Layout, ein vorformatiertes Layout oder eine Ressourcenliste zu erstellen, damit du hilfreiche Tools und Dateien zentral an einem Ort sammeln kannst.
  6. Um eine Unterkategorie hinzuzufügen, klicke im linken Bereich auf Unterkategorie hinzufügen. Du kannst zu einer Unterkategorie auch kleinere Unterkategorien hinzufügen.
  7. Wähle aus, wer eine Kategorie und die jeweiligen Unterkategorien bearbeiten oder sehen kann, indem du auf Einladen klickst.
  8. Wenn du deine Kategorie fertig erstellt hast, klicke auf Entwurf speichern oder auf Aktualisieren.
Hinweis: Eine von dir ausgewähltes Zielgruppe kann nur die Kategorien sehen, zu denen du ein Publikum hinzugefügt hast. Wenn du kein Publikum für deine Kategorie ausgewählt hast, bleibt sie ein Entwurf.
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Auf der Titelseite deiner Workplace-Wissensdatenbank kann ein Titelbild angezeigt werden, wie du es von Workplace-Profilen oder Workplace-Gruppen kennst.
So legst du ein Titelbild für die Startseite deiner Wissensdatenbank fest:
  1. Klicke auf deiner Workplace-Startseite im linken Menü auf Wissensdatenbank.
  2. Bewege den Mauszeiger in den grauen Bereich über dem Titel deiner Wissensdatenbank.
  3. Klicke auf Titelbild hochladen.
  4. Wähle eine Datei auf deinem Computer aus.
  5. Ziehe das Titelbild im verfügbaren Bereich an die gewünschte Stelle, um es zu positionieren.
  6. Wenn du mit deiner Auswahl zufrieden bist, klicke auf Speichern.
  7. Am besten eignen sich Dateien mit einer Größe von 2.048 x 1.032 Pixeln als Titelbild für deine Wissensdatenbank.
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Damit du Content in der Wissensdatenbank bearbeiten oder löschen kannst, musst du ein Systemadministrator sein oder eine individuelle Berechtigung zum Bearbeiten haben.
So kannst du Kategorien und Unterkategorien in der Wissensdatenbank bearbeiten:
  1. Klicke auf die Kategorie, die du bearbeiten möchtest.
  2. Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Jetzt kannst du deine Änderungen vornehmen.
  3. Klicke auf Einladen, um andere Redakteure hinzuzufügen und auszuwählen, wer sich die Kategorie ansehen kann.
  4. Wenn du alle Änderungen vorgenommen hast, klicke auf Aktualisieren.
Wenn du einen bereits aufgerufenen Artikel bearbeitest, werden deine Änderungen für die Leser sofort sichtbar.
So löschst du eine Kategorie oder Unterkategorie:
  1. Klicke oben rechts auf .
  2. Wähle Löschen aus. Sobald du eine Kategorie gelöscht hast, kannst du sie nicht mehr wiederherstellen.
Du kannst Berechtigungen für deine Kategorie verwalten. Klicke hierzu auf Einladen, oder benenne deine Kategorie neu indem du oben rechts auf Bearbeiten klickst.
Um deine Kategorien neu zu ordnen, gehe zur linken Leiste und klicke auf Neu anordnen neben Kategorien. Ordne die Kategorien und Unterkategorien mit Drag-and-drop in die gewünschte Reihenfolge. Klicke dann auf Speichern.
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Benachrichtigungen der Wissensdatenbank befinden sich derzeit in der Beta-Testphase und sind nicht für alle Workplaces verfügbar.
Wenn du eine Kategorie oder Unterkategorie der Wissensdatenbank aktualisierst, wird eine Benachrichtigung an alle Kollegen gesendet, die diese abonniert haben.
So kannst du das Senden einer Benachrichtigung deaktivieren:
  1. Nimm die erforderlichen Änderungen an der gewünschten Kategorie oder Unterkategorie der Wissensdatenbank vor.
  2. Klicke auf Speichern.
  3. Klicke einmalig auf den Schalter zu Benachrichtigungen senden, damit die Benachrichtigungen nicht mehr ausgesendet werden.
  4. Klicke auf Änderungen speichern.
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Admins können die Startseite der Wissensdatenbank anpassen, um wichtige Informationen hervorzuheben.
  1. Um das Titelbild der Startseite zu aktualisieren, fährst du mit der Maus über das Foto und klickst auf Titelbild aktualisieren. Du kannst das Titelbild dann hochladen, entfernen oder erneut anpassen. Titelbilder für die Wissensdatenbank solltest du am besten mit 2.048 x 1.032 Pixeln hochladen.
  2. Du kannst Kategorien mit Priorität für alle Mitarbeiter auswählen, indem du mit der Maus über den Bereich Priorität fährst und auf Bearbeiten klickst. Admins können oben auf der Startseite bis zu drei Kategorien auswählen, die priorisiert werden sollen.
  3. Klicke unter Quick Links auf + Link hinzufügen, um Quick Links hinzuzufügen. Du kannst jede beliebige URL verknüpfen, damit deine Mitarbeiter wichtige Tools und Ressourcen schnell finden.
Admins können zudem Inhalte der Wissensdatenbank bearbeiten und löschen sowie Kategorien und Unterkategorien neu anordnen.
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Artikel in deiner Wissensdatenbank sind in Kategorien und Unterkategorien sortiert.
So bearbeitest du eine Kategorie oder Unterkategorie:
  1. Rufe deinen Workplace News Feed auf.
  2. Klicke im linken Bereich auf Wissensdatenbank.
  3. Rufe den Inhalt auf, den du bearbeiten möchtest. Klicke hierzu entweder im linken Bereich oder auf der Startseite deiner Wissensdatenbank auf den Link einer Kategorie.
  4. Klicke oben rechts auf der Seite auf Bearbeiten.
  5. Klicke auf Entwurf speichern oder Aktualisieren, nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast.
Alle deine erstellten Entwürfe bleiben im Entwurf-Modus, bis du Zuschauer hinzufügst.
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Du kannst in den Wissensdatenbank-Kategorien einfache Tabellen erstellen. So erstellst du eine Tabelle:
  1. Beim Bearbeiten deiner Kategorie klickst du auf  und wählst Tabelle einfügen aus.
  2. Wenn du Zeilen und Spalten hinzufügen oder einfügen möchtest, fahre mit der Maus über den Rand der Tabelle und klicke dann auf .
  3. Klicke auf Aktualisieren.
  4. Weitere Informationen dazu, wie du Inhalte in der Wissensdatenbank erstellen kannst, findest du hier.
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Insights stehen für jede Kategorie und Unterkategorie der Wissensdatenbank zur Verfügung.
Administratoren können Insights zu Kategorien einsehen, indem sie oben rechts neben der gewünschten Kategorie auf  Insights klicken. Es können die folgenden Kennzahlen angezeigt werden:
  • Sichtbar für: – Dies ist die Anzahl der Nutzer, die berechtigt sind, diese Kategorie zu sehen.
  • Individuelle Aufrufe – Dies ist die Anzahl der Nutzer, die diese Kategorie zu einem beliebigen Zeitpunkt besucht haben.
Diese Daten können zudem nach verschiedenen Profilfeldern sortiert werden, beispielsweise Abteilung oder Standort.
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