Managing Content

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This section is only applicable to users of Workplace Advanced.
Nur Systemadministratoren, Content Moderatoren und benutzerdefinierte Administratorrollen mit der Berechtigung, Beiträge als wichtig zu markieren, können wichtige Beiträge verwalten. Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced und Workplace Enterprise.
Wenn ein Systemadministrator oder Content Moderator einen Beitrag als wichtig kennzeichnet, gilt es Folgendes zu beachten:
  • Der wichtige Beitrag erscheint ganz oben in den News Feeds aller Gruppenmitglieder.
  • Der wichtige Beitrag wird ganz oben in der Gruppe, in der er gepostet wurde, angezeigt.
  • Kennzahlen für Beitragsinteraktionen zu wichtigen Beiträgen werden bereitgestellt.
  • Alle Gruppenmitglieder erhalten eine Benachrichtigung.
Administratoren, Moderatoren und andere Personen mit Berechtigungen, Beiträge als wichtig zu kennzeichnen, haben zudem die Möglichkeit, allen Gruppenmitgliedern eine Benachrichtigung per E-Mail zukommen zu lassen.
Einen wichtigen Beitrag erstellen
So markierst du einen Beitrag als wichtig:
  1. Klicke im Beitrag auf  und wähle Als „Wichtig“ markieren aus.
  2. Gib an, wie viele Tage der Beitrag oben im Feed angezeigt werden soll (Du kannst zwischen einem und maximal sieben Tagen auswählen).
  3. Wähle einen passenden Call to Action-Button aus, der in deinem Beitrag angezeigt wird.
  4. Wähle zudem aus, ob eine Benachrichtigung per E-Mail an alle Gruppenmitglieder gesendet werden soll.
  5. Klicke auf Bestätigen.
Wichtige Beiträge werden solange sowohl in der Gruppe als auch im News Feed für alle Gruppenmitglieder ganz oben angezeigt, bis:
  • der vom Admin festgelegte Zeitraum für den gekennzeichneten Beitrag verstrichen ist;
  • ein Gruppenmitglied den Call to Action-Button Als gelesen markieren, Schließen oder Fertig gedrückt hat.
Wenn mehrere Beiträge als wichtig gekennzeichnet werden, erscheint der neueste Beitrag zuerst.
Die Person, die den Beitrag ursprünglich als wichtig gekennzeichnet hat, hat die Möglichkeit, Follow-up-Benachrichtigungen zu versenden.
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Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced und Workplace Enterprise.
Beiträge können bis zu sieben Tage lang als wichtig markiert werden. Ein Tag entspricht dabei einem 24-Stunden-Zeitraum und nicht einem Kalendertag.
So entfernst du einen wichtigen Beitrag früher als vorgesehen oben aus deinem News Feed:
  1. Gehe zu deinem Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Reporting > Inhalt.
  3. Klicke beim betreffenden Beitrag unter Wichtige Beiträge auf Beitrag ansehen.
  4. Klicke im Dropdown-Menü des Beitrags auf Beitragspriorität beenden.
Hinweis: Nutzer können mithilfe der Funktion „Als gelesen markieren“ einen wichtigen Beitrag aus ihrem News Feed entfernen, selbst wenn das vom Admin festgelegte Datum noch nicht verstrichen ist.
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Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced.
Die Anzahl der Beiträge, die du als wichtig kennzeichnen kannst, ist unbegrenzt. Die neuesten wichtigen Beiträge erscheinen ganz oben im News Feed. Sobald ein wichtiger Beitrag angesehen wurde, erscheint der nächste. Du kannst dir auch alle wichtigen Beiträge ansehen.
Hinweis: Du kannst die Anzahl der wichtigen Beiträge im News Feed reduzieren, indem du Beiträge als gelesen markierst.
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Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced und Workplace Enterprise.
Wenn ein Beitrag als wichtig markiert ist, erhält ein Nutzer eine Benachrichtigung, unabhängig von seinen Benachrichtigungseinstellungen.
Ein Administrator kann auch eine E-Mail-Benachrichtigung senden. Wenn eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird, wird sie jedem Gruppenmitglied zugestellt, auch wenn es zu E-Mail-Benachrichtigungen eine andere Einstellung vorgenommen hat.
Zusätzliche Benachrichtigungen senden
Der Administrator oder Content-Moderator, der den Beitrag ursprünglich als wichtig markiert hat, kann jederzeit Follow-Up-Benachrichtigungen senden.
So sendest du zusätzliche Benachrichtigungen:
  1. Rufe die Gruppe auf, in der der wichtige Beitrag verfasst wurde.
  2. Klicke unter dem Beitrag auf Benachrichtigen.
  3. Wähle aus, ob du eine Benachrichtigung an Personen, die deinen Beitrag nicht gesehen haben oder An alle, die noch nicht auf den Button in deinem Beitrag geklickt haben senden möchtest.
  4. Wähle aus, ob du auch eine E-Mail-Benachrichtigung an die ausgewählte Zielgruppe senden möchtest.
  5. Klicke auf Senden.
Nur der Administrator, Content-Moderator oder Nutzer mit benutzerdefinierter Berechtigung, der den Beitrag ursprünglich als wichtig markiert hat, kann zusätzliche Benachrichtigungen senden.
Benachrichtigungen können beliebig oft gesendet werden, aber die Option „Benachrichtigen“ ist nicht mehr verfügbar, sobald alle Gruppenmitglieder deinen Beitrag gesehen haben.
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Dieser Artikel betrifft nur Admins auf Workplace.
So siehst du, wie deine als „wichtig“ markierten Beiträge abschneiden:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich und dann auf Wichtige Beiträge.
  2. Den Beitrag, den du ansehen möchtest, findest du rechts in den Tabs Aktiv oder Vergangene.
Dort kannst du die Kennzahlen zu aktiven und vergangenen wichtigen Beiträgen sehen, wie zum Beispiel:
  • Gesehen von
  • Als gelesen markiert
  • Kommentare
  • Reaktionen
  • Wer den Beitrag als wichtig markiert hat
  • Erstellungsdatum der Promotion
  • Ablaufdatum der Promotion
  • Möglichkeit zum Beenden aktiver Promotions
  • Möglichkeit zum Exportieren von Daten
Du kannst auch auf den Beitrag klicken und ihn dir ansehen, oder die Kennzahlen als Tabelle herunterladen.
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Einen Beitrag als wichtig markieren hebt wichtige Inhalte hervor. Diese Beiträge erscheinen für alle Gruppenmitglieder oben im News Feed.
Fixierte Beiträge sind informative Inhalte, die ihren festen Platz oben in einer Gruppe beibehalten. Da sie ausschließlich oben in einer Gruppe erscheinen und dort unbegrenzt stehen bleiben, werden sie häufig verwendet, um den Zweck der Gruppe zu beschrieben. Mehr zu dieser Funktion findest du hier.
Beiträge eines Nutzers im News Feed hervorheben bedeutet, dass alle Beiträge dieses Nutzers oben im News Feed von allen Mitarbeitern erscheinen. Diese Option ist in der Regel Führungskräften und sonstigen Konten vorbehalten, die eine beträchtliche Reichweite erfordern. Weitere Informationen dazu findest du hier.
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Der Zugriff auf den Bereich Umfragen im Administrationsbereich ist beschränkt auf Systemadministratoren, Content Moderatoren und Admins mit einer benutzerdefinierten Rolle, die es ihnen erlaubt, Umfragen zu verwalten.
Wenn du eine Umfrage erstellst, bekommen die Teilnehmer eine Chat-Nachricht mit zwei Handlungsmöglichkeiten: An der Umfrage teilnehmen oder Erinnern. Wenn ein Teilnehmer die Umfrage nicht abgeschlossen oder eine eigene Erinnerung eingerichtet hat, schickt Workplace ihm 24 Stunden nach der ursprünglichen Umfrage eine weitere Nachricht.
So erstellst du eine Umfrage oder siehst sie dir an:
  1. Klicke in deinem Administrationsbereich auf Umfragen. Du siehst eine Liste der Umfragen und ihren jeweiligen Status.
  2. Um eine neue Umfrage zu erstellen, klicke oben rechts auf Umfrage erstellen.
  3. Fülle im Bereich Details folgende Felder aus:
    Titel: Gib eine eindeutige Bezeichnung für deine Umfrage ein. Diese darf maximal 75 Zeichen lang sein.
    Text der Einladung: Schreibe optional eine Einladungsnachricht. Wenn du keine eigene Einladungsnachricht verfasst, wird eine Standard-Nachricht verwendet.
  4. Klicke auf Weiter.
  5. Füge im Bereich Fragen bis zu fünf Fragen hinzu und klicke auf Weiter. Die Fragen können eine beliebige Art der Antwort zulassen und auf Optional gesetzt werden. Klicke auf Weiter.
  6. Im Bereich Empfänger kannst du zwischen Personen-Set oder Manuelle Liste wählen, um über die Vorlage eine Liste von bis zu 30.000 Personen zu importieren. Du kannst deine Umfrage auch per Link oder in einer benutzerdefinierten E-Mail senden, die mit dem Namen des Empfängers personalisiert werden kann. Klicke auf Weiter.
  7. Im Bereich Dauer kannst du festlegen, wie häufig die Umfrage durchgeführt werden soll. Wähle dabei die für deine Umfrage geeignetsten Zeiten und Daten aus.
    • Wenn du dich für Jeder nur ein Mal entscheidest, erhalten alle Teilnehmer die Umfrage zu einem bestimmten Zeitpunkt.
    • Wenn du aber Für Stichproben wiederkehrend auswählst, werden einige der gewünschten Teilnehmer stichprobenartig ausgewählt und erhalten die Umfrage innerhalb des festgelegten Datumsbereichs. Jede Stichprobe erhält die Umfrage nur ein Mal.
Die Umfrageergebnisse sind anonym und es werden nur dann Ergebnisse angezeigt, wenn vier oder mehr Personen an der Umfrage teilgenommen haben. Wenn weniger als vier Personen die Umfrage beantworten, erhältst du keine Ergebnisse.
Eine Umfrage kann nach der Veröffentlichung nicht mehr bearbeitet, aber jederzeit abgebrochen werden. Wenn eine Umfrage abgeschlossen ist, kann sie nicht mehr abgebrochen werden.
Wie du mithilfe von Umfragen die Stimmung deiner Mitarbeiter in deinem Unternehmen messen kannst, erfährst du in diesem Artikel.
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Die Kategorie „Ressourcen“ wurde durch die Wissensdatenbank ersetzt. Diese bietet bessere Features und eine bessere Funktionalität. Wenn dein Unternehmen eine Ressourcen-Seite hat, wurde diese automatisch in die Kategorie „Wissensdatenbank“ verschoben.
Weitere Informationen über die Wissensdatenbank findest du hier.
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Knowledge Library
Content Moderators, System Admins and admins with the relevant custom admin role will have the ability to create content in the Knowledge Library.
These admins can also add any other Workplace user as an editor on a specific category by clicking Invite. The user will then have edit access to the category and all corresponding subcategories.
To create a new category or sub-category in the Knowledge Library:
  1. Click on your Workplace home.
  2. Select Knowledge Library in the left panel.
  3. Click Create Category in the top right corner.
  4. You can now select your category's title, icon color and image.
  5. Once you have created your category, click Edit to create a Blank layout, a Pre-formatted layout, or to create a Resource List to gather helpful tools and files in one place.
  6. To add a sub category, click Add Subcategory on the left panel. You can add smaller subcategories within a subcategory.
  7. Select who can edit or view a category and its sub-categories by clicking Invite.
  8. When your category is ready click Save Draft or Update.
Note: Only categories with viewers added to them can be seen by the selected audience. If there are no viewers selected, the category will remain in draft.
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To edit or delete content from the Knowledge Library, you will need to be a system admin or have custom permissions to edit the content.
To edit Knowledge Library categories and subcategories:
  1. Click on the category you want to edit.
  2. Click Edit on the top right. You can now make changes to the content.
  3. Click Invite to add other editors and to select who can view this category.
  4. When you are done making change to your content, press Update.
If you are editing an article that already has viewers, any changes will be visible to viewers immediately.
To delete a category or subcategory:
  1. Click in the top right.
  2. Select Delete. Once you have deleted a category, it cannot be recovered.
You can manage permissions for your category by clicking Invite, or rename your category by clicking on the top right.
You can rearrange your categories by going to the panel on the left and hovering near the top of the list until you see Reorder. You can drag and drop categories and subcategories in the order you want and then press Save.
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Admins können die Startseite der Wissensdatenbank anpassen, um wichtige Informationen hervorzuheben.
  1. Um das Titelbild der Startseite zu aktualisieren, fährst du mit der Maus über das Foto und klickst auf Titelbild aktualisieren. Du kannst das Titelbild dann hochladen, entfernen oder erneut anpassen.
  2. Du kannst Kategorien mit Priorität bearbeiten, indem du mit der Maus über den Bereich Priorität fährst und auf „Bearbeiten“ klickst. Admins können oben auf der Startseite bis zu 3 Kategorien priorisieren.
  3. Klicke im Menü „Quick Links“ auf +Link hinzufügen, um Quick Links hinzuzufügen Du kannst jede beliebige URL verknüpfen, damit deine Mitarbeiter wichtige Tools und Ressourcen schnell finden.
Admins können zudem Inhalte der Wissensdatenbank bearbeiten und löschen sowie Kategorien und Unterkategorien neu anordnen.
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Artikel in deiner Wissensdatenbank sind in Kategorien und Unterkategorien sortiert.
So bearbeitest du eine Kategorie oder Unterkategorie:
  1. Rufe deinen Workplace News Feed auf.
  2. Klicke im linken Bereich auf Wissensdatenbank.
  3. Rufe den Inhalt auf, den du bearbeiten möchtest. Klicke hierzu entweder im linken Bereich oder auf der Startseite deiner Wissensdatenbank auf den Link einer Kategorie.
  4. Klicke oben rechts auf der Seite auf Bearbeiten.
  5. Klicke auf Entwurf speichern oder Veröffentlichen, nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast.
Alle deine Änderungen bleiben im Entwurf-Modus, bis du sie veröffentlichst.
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Insights stehen für jede Kategorie und Unterkategorie der Wissensdatenbank zur Verfügung.
Admins können die Kategorie-Insights aufrufen, indem sie bei einer Kategorie auf Insights ansehen klicken. Für jede Kategorie werden folgende Metriken angezeigt:
  • Potenzielle Reichweite: Dieser Wert beschreibt die Anzahl der Nutzer, die berechtigt sind, diese Kategorie zu sehen.
  • Kategorie-Besuche: Dieser Wert gibt an, wie viele Nutzer die Kategorie insgesamt besucht haben.
Diese Daten können zudem nach verschiedenen Profilfeldern sortiert werden, beispielsweise Abteilung oder Standort.
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