Die Workplace-Daten deiner Organisation herunterladen

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Workplace wird 2026 eingestellt
System-Admins können die Daten ihrer Organisation bis 31. Mai 2026 herunterladen. In unserer Ankündigung findest du alle Details zur Einstellung von Workplace sowie die aktuellsten Tipps, wie sich deine Organisation darauf vorbereiten kann.
System-Admins können die Daten ihrer Organisation mithilfe eines Tools von Workplace herunterladen.
Wenn deine Organisation zu Workvivo von Zoom wechselt (Metas einzigem bevorzugten Migrationspartner), kannst du mithilfe des Tools deine ausgewählten Workplace-Daten auch exportieren und zu Workvivo migrieren.
Weitere Ratschläge und Best Practices findest du in unserem Leitfaden zur Einstellung von Workplace.
So funktioniert das Download-Tool
System-Admins können das Download-Tool aufrufen, indem sie im Admin Panel Administrationsbereich zu  Workplace-Daten herunterladen navigieren.
In diesem Tool gibt es zwei Tabs:
  • Workplace-Daten: In diesem Tab startest du den Download der Daten deiner Organisation sowie den Export zu Workvivo.
  • Exportvorgänge: In diesem Tab findest du die Exportvorgänge, die du erstellt hast. Sie stehen nach dem erfolgreichen Download bereit.
Die Daten deiner Organisation auf dein Gerät herunterladen
So lädst du die Daten deiner Organisation auf ein Gerät herunter:
  1. Klicke im Administrationsbereich auf Workplace-Daten herunterladen.
  2. Rufe den Tab Workplace-Daten auf.
  3. Wähle die Option Workplace-Daten herunterladen aus.
  4. Wähle unter Workplace-Daten auswählen mithilfe des Dropdown-Menüs die Dateiart, Medienqualität und den Zeitraum für deinen Download aus. Hinweis: Je höher die Medienqualität, desto größer fällt die erstellte Datei aus und umgekehrt.
  5. Verwende die entsprechenden Auswahlfelder, um die Datentypen festzulegen, die im Download enthalten sein sollen. Klicke auf Alle auswählen, wenn du alle aktuell verfügbaren Daten herunterladen möchtest. Hinweis: Eine vollständige Liste der verfügbaren Datentypen findest du im Abschnitt „Verfügbare Datentypen“ dieses Artikels.
  6. Klicke auf Weiter.
  7. Prüfe im nun eingeblendeten Feld Daten herunterladen die angezeigten Informationen. Klicke auf Bestätigen, um fortzufahren, oder klicke auf Abbrechen, um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren und dort Änderungen vorzunehmen.
  8. Im Tab Workplace-Daten siehst du oben auf dem Bildschirm das Banner Download läuft, das bestätigt, dass dein Exportvorgang verarbeitet wird.
  9. Klicke auf den Tab Exportvorgänge, um eine Liste all deiner Vorgänge anzusehen.
  10. Wenn du neben einem einzelnen Vorgang auf den Button Dateien ansehen klickst, werden dir dessen Fortschritt sowie alle herunterladbaren Dateien angezeigt. Außerdem erhältst du Benachrichtigungen auf Workplace über den Fortschritt deiner Exportvorgänge.
  11. Daten-Dateien sind in die Kategorien Organisationsdaten und Personendaten unterteilt und mit einem Fortschrittsstatus versehen:
    • Du kannst alle Dateien mit dem Status „Abgeschlossen“ herunterladen, indem du auf Herunterladen klickst. Hinweis: Wenn du mehrere Dateien zum Download ausgewählt hast, hast du die Option, eine Datei nach der anderen herunterzuladen.
    • Du kannst jede Datei manuell als heruntergeladen markieren, um den Ãœberblick über deinen Fortschritt zu behalten.
    • Dateien mit dem Status „Ausstehend“ werden noch verarbeitet. Für sie ist kein Herunterladen-Link verfügbar.
  12. Sobald ein Vorgang als abgeschlossen markiert und das Herunterladen möglich ist, hast du zwei Optionen:
    • a. Lade die Dateien manuell herunter, indem du auf den Herunterladen-Link neben dem Vorgang klickst.
    • b. Lade die Dateien programmatisch herunter. Im Abschnitt „Organisationsdaten programmatisch herunterladen“ dieses Artikels findest du eine genaue Anleitung dazu.
Organisationsdaten herunterladen und nach Workvivo migrieren
Hinweis: Deine Organisation benötigt eine Workvivo-Instanz, um die folgenden Schritte auszuführen. Im Workvivo-Hilfebereich findest du weitere Informationen, wie du mit Workvivo loslegst.
So lädst du die Daten deiner Organisation herunter und migrierst sie nach Workvivo:
  1. Klicke im Administrationsbereich auf Workplace-Daten herunterladen.
  2. Rufe den Tab Workplace-Daten auf.
  3. Wähle Workplace-Daten zu Workvivo von Zoom exportieren aus. Hinweis: Im Rahmen dieses Vorgangs wird auch eine entsprechende Datei für die Daten angelegt, sodass du die exportierten Daten herunterladen und separat auf deinem Gerät speichern kannst.
  4. Gib deine Workvivo-Instanz-ID und dein Workvivo-Token ein (wird von Workvivo bereitgestellt), und klicke auf Verbinden. Bei Erfolg wird deine Workplace-Instanz-ID mit dem Status „Verbunden“ in Grün angezeigt.
  5. Gib deinen Migrationscode ein (wird in Workvivo generiert) und klicke auf Autorisieren. Nach der Autorisierung wird dein Migrationscode unter deiner Workvivo-Instanz-ID angezeigt.
  6. Wähle unter Workplace-Daten auswählen mithilfe des Dropdown-Menüs die Dateiart, Medienqualität und den Zeitraum für deinen Download aus. Hinweis: Je höher die Medienqualität, desto größer fällt die erstellte Datei aus und umgekehrt.
  7. Verwende die entsprechenden Auswahlfelder, um die Datentypen festzulegen, die im Download enthalten sein sollen. Klicke auf Alle auswählen, wenn du alle aktuell verfügbaren Daten herunterladen möchtest.
  8. Klicke auf Weiter.
  9. Prüfe im nun eingeblendeten Feld Daten herunterladen und exportieren die angezeigten Informationen. Klicke auf Bestätigen, um mit dem Exportvorgang fortzufahren, oder klicke auf Abbrechen, um zum vorherigen Bildschirm zurückzukehren und dort Änderungen vorzunehmen.
  10. Im Tab Workplace-Daten siehst du oben auf dem Bildschirm das Banner Download und Export laufen, das bestätigt, dass dein Vorgang verarbeitet wird.
  11. Klicke auf den Tab Exportvorgänge, um eine Liste all deiner Vorgänge anzusehen.
  12. Für den Exportvorgang nach Workvivo wird der Status deines Vorgangs in der Spalte Exportstatus entweder als „In Bearbeitung“ oder als „Abgeschlossen“ angezeigt. Hinweis: Bitte bedenke, dass der Vorgang mehrere Tage dauern kann. Das hängt vom Volumen der angefragten Daten ab. Dein*e Workvivo-Account-Manager*in kann dir mehr über den Fortschritt deiner Migration sagen.
  13. Wenn du beim Datendownload neben einem einzelnen Vorgang auf den Button Dateien ansehen klickst, werden dir dessen Fortschritt sowie alle herunterladbaren Dateien angezeigt.
  14. Daten-Dateien sind in die Kategorien Organisationsdaten und Personendaten unterteilt und mit einem Fortschrittsstatus versehen:
    • Du kannst alle Dateien mit dem Status „Abgeschlossen“ herunterladen, indem du auf Herunterladen klickst. Hinweis: Wenn du mehrere Dateien zum Download ausgewählt hast, hast du die Option, eine Datei nach der anderen herunterzuladen.
    • Du kannst jede Datei manuell als Heruntergeladen markieren, um den Ãœberblick über deinen Fortschritt zu behalten.
    • Dateien mit dem Status „Ausstehend“ werden noch verarbeitet. Für sie ist kein Herunterladen-Link verfügbar.
Organisationsdaten programmatisch herunterladen
Anstatt Organisationsdaten manuell über den Administrationsbereich herunterzuladen, können sämtliche Dateien, die exportiert werden sollen, auch mithilfe einer selbstdefinierten Integration programmatisch heruntergeladen werden.
Hinweis: Der programmatische Download von Organisationsdaten erfordert Zugriff auf die DYI Export API sowie Kenntnisse über das Aufrufen von Workplace APIs. Weitere Informationen und eine detaillierte Anleitung findest du im Leitfaden zur DYI Export API auf unserer Entwickler*innen-Website. Allgemeine Hinweise zur Einrichtung selbstdefinierter Integrationen erhältst du im Leitfaden zu selbstdefinierten Integrationen.
So lädst du Organisationsdaten programmatisch von Workplace herunter:
  1. Führe die oben beschriebenen Schritte aus, um im Tool Workplace-Daten herunterladen einen Exportvorgang zu erstellen. Hinweis: Du kannst nur Dateien mit dem Status „Abgeschlossen“ im Tool „Workplace-Daten herunterladen“ programmatisch herunterladen.
  2. Erstelle eine neue selbstdefinierte Integration.
  3. Aktiviere in der Liste Berechtigungen für die selbstdefinierte Integration die Berechtigung Workplace-Unternehmensdaten-Exporte lesen.
  4. Rufe mithilfe der selbstdefinierten Integration die DYI Export API auf, um nach aktuellen Exporten zu suchen und eine Liste der für diesen Exportvorgang verfügbaren URLs zu erhalten.
  5. Verwende ein Skript, um alle Dateien über ihre URLs herunterzuladen.
Verfügbare Datentypen
Mit dem Tool kannst du folgende Datentypen für den Download auswählen.
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