Erstellen und Löschen von Konten

Systemadministratoren können Workplace-Konten einzeln erstellen oder mehrere auf einmal. Kontaktiere den IT- und Entwickler-Support, um mehr über die programmgesteuerte Kontoerstellung mithilfe von Identitätsanbietern oder Active Directory zu erfahren.

Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Die Erstellung eines neuen Nutzerkontos auf Workplace besteht aus drei Schritten:
1. Bereitstellen: Du erstellst ein Nutzerkonto in deiner Workplace-Instanz. Dabei wird der Nutzer nicht benachrichtigt.
2. Einladen: Der Nutzer eines bereitgestellten Kontos wird in einer Benachrichtigung dazu eingeladen, sein Konto in Anspruch zu nehmen.
3. Beanspruchen: Der eingeladene Nutzer aktiviert sein Workplace-Konto.
Hinweis: Wenn Konten manuell über den Administrationsbereich erstellt werden, erhalten die Nutzer sofort eine Einladung. Das bedeutet, dass Bereitstellung und Einladung gleichzeitig stattfinden. Andernfalls sind Bereitstellung und Einladung separate Schritte.
Erst wenn Mitglieder zur Nutzung von Workplace eingeladen werden, erfahren sie, dass ein Konto für sie bereitgestellt wurde. Wenn für ein Konto noch keine Einladung erfolgt ist, gilt Folgendes:
  • Das Mitglied kann sein Konto nicht in Anspruch nehmen und seine Versuche, dies zu tun, schlagen fehl.
  • Das Mitglied erhält keine E-Mails oder andere Benachrichtigungen von Workplace.
Wenn du deine Mitglieder darüber informieren möchtest, dass Konten für sie bereitgestellt wurden, kannst du sie zu Workplace einladen. Mit dieser Einladung erhalten die Mitglieder eine E-Mail, in der sie aufgefordert werden, ihr Konto über eine eigens erstellte URL zu beanspruchen. Bei Konten mit SSO können die Mitglieder sich außerdem über den von dir konfigurierten SSO-Dienst bei Workplace anmelden.
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Dieser Artikel richtet sich nur an Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Du musst bei Workplace auf einem Computer als Systemadministrator angemeldet sein, um auf diese Funktion zugreifen zu können.
Du kannst eine Option aktivieren, mit der alle Mitarbeiter im Unternehmen eingeladen werden, ein Konto zu erstellen, wenn du möchtest, dass Personen Arbeitskollegen zu Workplace einladen oder eigene Konten erstellen. Die Mitarbeiter haben dann die Möglichkeit, eine Liste ihrer Arbeitskollegen als Bulk-Upload hochzuladen, um diese Arbeitskollegen einzuladen, oder sie können Arbeitskollegen einzeln einladen. Es können nur Mitarbeiter mit einer Unternehmens-E-Mail-Adresse zu Workplace eingeladen werden.
So aktivierst du die Möglichkeit zur Einladung für alle Mitarbeiter:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Einstellungen.
  3. Aktiviere im Bereich Konten und Profile das Kontrollkästchen neben Jeder im Unternehmen mit einer gültigen E-Mail-Adresse. Beachte, dass diese Option deaktiviert ist, wenn dein Unternehmen keine gültige E-Mail-Domain besitzt.
  4. Klicke unten auf der Seite auf Speichern.
Hinweis: Dies gilt nur für E-Mail-Adressen von einer deiner registrierten E-Mail-Domains.
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So lädst du beim Einrichten deines Workplace Premium-Kontos einen Arbeitskollegen ein:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Personen > Personen hinzufügen.
  3. Klicke auf Personen hinzufügen oder Einzelne Person hinzufügen.
  4. Gib die Details der Personen ein, die du hinzufügen möchtest.
  5. Klicke auf Personen hinzufügen oder Hinzufügen.
Hinweis: Du kannst nur Mitarbeiter desselben Unternehmens zu Workplace Advanced einladen.
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Dieser Artikel richtet sich an Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced. Du musst als Administrator über einen Computer bei Workplace angemeldet sein, um das Workplace-Konto einer Person zu deaktivieren.
Wenn eine Person nicht mehr für das Unternehmen arbeitet, kannst du ihr Konto deaktivieren, damit sie nicht mehr auf Workplace zugreifen kann. Die Beiträge, Kommentare und Nachrichten, die die Person vor der Deaktivierung ihres Kontos erstellt hat, sind weiterhin verfügbar.
So deaktivierst du das Workplace-Konto einer Person:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Personen.
  3. Klicke neben der Person, deren Konto du deaktivieren möchtest, auf und wähle Konto deaktivieren aus.
  4. Klicke auf Bestätigen.
Hinweis: Deaktivierte Konten verlieren nicht sofort ihre Mitgliedschaft in einer Gruppe. Dennoch werden sie etwa vier Tage nach der Deaktivierung aus der Gruppe entfernt. Wenn ein deaktiviertes Konto innerhalb dieser vier Tage reaktiviert wird, bleiben alle Gruppenmitgliedschaften und Chatteilnahmen bestehen. Nach Ablauf dieser viertägigen Frist, ist es nicht möglich, die Gruppenmitgliedschaften und Chatteilnahmen wiederherzustellen.
Beachte dabei, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die Deaktivierung eines Nutzerkontos wirksam ist. Wenn du das Workplace-Konto einer Person deaktivierst, wird sie von allen Workplace-Sitzungen abgemeldet und kann nicht mehr auf Workplace zugreifen.
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Dieser Artikel betrifft nur Administratoren auf Workplace Advanced.
Du kannst nur als Admin das Workplace-Konto einer Person löschen.
So löschst du noch nicht beanspruchte Konten:
  1. Gehe zu deinem Administrationsbereich und klicke auf Personen.
  2. Klicke neben dem Namen des Mitarbeiters, dessen Konto du löschen möchtest, auf .
  3. Klicke auf Konto löschen.
Zum Löschen von beanspruchten Konten (selbst wenn diese später auf „nicht beansprucht“ umgestellt wurden), solltest du den Workplace-Support kontaktieren und die Löschung des Kontos beantragen.
Bitte beachte, dass das Löschen eines Kontos nicht dasselbe ist wie das Deaktivieren eines Kontos. Wenn du das Konto eines Mitarbeiters deaktivieren möchtest, folge bitte dieser Anleitung.
Hinweis: Wenn du das Workplace-Konto eines Mitarbeiters löschst, geschieht Folgendes:
  • Deine Arbeitskollegen können das Konto auf Workplace nicht mehr sehen.
  • Es kann bis zu 90 Tage dauern, bis alle von der Person geposteten Inhalte gelöscht sind.
  • Gelöscht werden außerdem sämtliche Inhalte, die von anderen Nutzern stammen, aber von den Inhalten des gelöschten Nutzers abhängig sind (z. B. Kommentare zu dessen Beiträgen).
  • Während wir diese Informationen löschen, können andere Personen auf Workplace nicht mehr darauf zugreifen.
  • Nicht alle Inhalte, die jemand auf Workplace veröffentlicht, sind auch in seinem/ihrem Konto gespeichert. Beispielsweise kann ein Kollege unter Umständen weiterhin Nachrichten von der gelöschten Person sehen, nachdem du das Konto gelöscht hast.
  • Nutzer werden aus Gruppen entfernt und verlieren ihre Admin-Berechtigungen. Beachte, dass die Admin-Berechtigungen des Nutzers wiederhergestellt werden, wenn du ein Benutzerkonto innerhalb von 14 Tagen nach dem Löschen reaktivierst.
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Wird ein Konto deaktiviert:
  • Bleiben Beiträge, Kommentare und Nachrichten, die vor der Deaktivierung verfasst wurden, für Arbeitskollegen nach wie vor sichtbar. Das bietet den Vorteil, dass Inhalte, die vom betreffenden Konto aus erstellt wurden, nicht gelöscht werden, und Gruppenunterhaltungen und Unterhaltungen zu Veranstaltungen weiterhin lückenlos nachvollzogen werden können.
  • Nutzer deaktivierter Konten werden allerdings von allen Workplace-Sitzungen abgemeldet und können nicht mehr auf Workplace zugreifen.

Wird ein Konto gelöscht:
  • Werden auch alle Beiträge gelöscht, die von diesem Konto aus auf Workplace gepostet wurden.
  • Es kann bis zu 90 Tage dauern, bis alle betreffenden Inhalte gelöscht wurden, also Fotos, Beiträge und andere in Backup-Systemen gespeicherten Daten.
  • Sämtliche von anderen Nutzern stammende Inhalte, die von den Inhalten des gelöschten Nutzers abhängig sind (z. B. Kommentare zu dessen Beiträgen), werden ebenfalls gelöscht.
  • Auf diese Informationen kann bereits während des Löschvorgangs nicht mehr zugegriffen werden.
  • Nicht alle Inhalte, die Nutzer auf Workplace veröffentlichen, werden auch in ihren Konten gespeichert. Das gilt beispielsweise für versendete Nachrichten. Es kann also vorkommen, dass Arbeitskollegen weiterhin Zugriff auf erhaltene Nachrichten haben, auch wenn das Konto des Senders bereits gelöscht wurde.
Hinweis: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Deaktivierung eines Nutzerkontos wirksam wird.
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Nach der Deaktivierung eines Kontos wird die Mitgliedschaft in einer Gruppe bis zu vier Tage lang gespeichert. Wenn ein Nutzer innerhalb von 4 Tagen reaktiviert wird, bleibt er in denselben Gruppen Mitglied wie vor der Deaktivierung. Als Administrator kannst du sehen, welche Mitgliedschaften von deaktivierten Nutzern auf Workplace noch gespeichert sind.
Wenn das Konto eines Gruppenmitglieds deaktiviert und wieder reaktiviert wird, kann er oder sie sich über einen Computer bei Workplace anmelden und dann links auf der Startseite auf Gruppen klicken. Dort werden die offenen, geschlossenen und geheimen Gruppen angezeigt, in denen er oder sie zuvor Mitglied war. Anschließend kann das Mitglied den Gruppen erneut beitreten.
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Dieser Artikel richtet sich ausschließlich an Admins von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Einstellungen für Einladungen
Admins können zwischen den folgenden Einstellungen für Einladungen auswählen, um festzulegen, wer ihrem Workplace beitreten kann:
  • Nur eingeladene Personen können beitreten: Du kannst Arbeitskollegen in deiner Workplace-Community auf ein bestimmtes Segment im Unternehmen – etwa eine Region, eine Abteilung oder ein Team – beschränken.
  • Alle Personen mit dieser E-Mail-Domain können beitreten: Wenn du diese Option auswählst, wird deine Workplace-Community für dein gesamtes Unternehmen zugänglich.
Personen hinzufügen
So fügst du Personen zu deiner Workplace-Community hinzu:
  1. Über Einzelne Person hinzufügen: Klicke oben links auf deinem Workplace-Profil auf Administrationsbereich. Wähle dort Personen aus> Personen hinzufügen > Einzelne Person hinzufügen. So kannst du Personen über ihre jeweilige E-Mail-Adresse hinzufügen. Dann werden sie direkt zu Workplace eingeladen.
  2. Über Manuell hinzufügen: Klicke oben links in deinem Workplace-Profil auf Administrationsbereich. Wähle hier Personen > Personen hinzufügen > Personen hinzufügen aus. Du kannst Personen über ihre E-Mail-Adresse hinzufügen. Dann werden sie direkt zu Workplace eingeladen.
  3. Durch das Hochladen einer Excel- oder CSV-Datei: Klicke oben links in deinem Workplace-Profil auf Administrationsbereich. Wähle hier Personen > Personen hinzufügen > Personen hinzufügen aus und klicke dann unter Manuell hinzufügen auf Datei importieren. Folge den Anweisungen. Hinweis: Du wirst gefragt, ob du jetzt oder später Einladungen senden möchtest.
  4. Durch Verknüpfen deines Identitätsanbieters: Workplace bietet eine sofort einsatzbereite Integration mit den größten Cloud-Identitätsanbietern. Dazu zählen Azure AD, G Suite, Okta, OneLogin und Ping. Du kannst deinen Cloud-Identitätsanbieter mithilfe der Workplace-Importfunktion verknüpfen. Dabei wird der Bereitstellungs-Connector von Workplace gehostet. Alternativ kannst du eine benutzerdefinierte Workplace-Integration verwenden. Dabei wird der Bereitstellungs-Connector vom Identitätsanbieter gehostet.
  5. Über SCIM: Dieser Leitfaden gibt dir einen ersten Einblick, wie du Konten mit der SCIM API bereitstellst oder wieder deaktivierst.
Hinweis: Wenn du bei der Aufforderung Später einladen auswählst, aktivierst du die Möglichkeit, Einladungen zu senden. Du kannst alle Mitarbeiter auf einmal oder jeden einzeln einladen. Das trifft zu, wenn du Personen über einen Identitätsanbieter oder eine CSV-Datei hinzufügst.
Hier erhältst du weitere Informationen zum gleichzeitigen Verwalten mehrerer Konten.
Hinweis: E-Mail-Adressen, die den Namen einer Person nicht enthalten, wie info@domain.com oder sales@domain.com, können nicht zur Erstellung eines Workplace-Kontos verwendet werden. Die Community soll stets wissen, wem das Konto gehört und wer für die darüber erstellten Inhalte verantwortlich ist.
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Dieser Artikel gilt nur für Admins von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Du kannst Nutzerkonten einladen, indem du alle einlädst, eine Auswahl an Personen einlädst oder eine Einzelperson einlädst.
Alle einladen
Wenn du diese Option verwendest, wirst du aufgefordert, die E-Mail anzupassen, mit der alle bisher noch nicht eingeladenen Mitglieder eingeladen werden. So lädst du alle ein:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Noch nicht gesendete Einladungen.
  3. Klicke auf Alle einladen.
Ausgewählte Personen einladen
Mit dieser Option kannst du eine bestimmte Personengruppe einladen. So lädst du eine bestimmte Personengruppe ein:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Noch nicht gesendete Einladungen.
  3. Klicke dann auf Wähle Personen aus, die du einladen möchtest.
  4. Eine Pop-up-Meldung fordert dich auf, eine Liste der Mitglieder, die du einladen möchtest, in einem dieser Formate hochzuladen: .CSV, .VCF, .TXT oder LDAP. Wenn du eine Vorlage benötigst, kannst du sie über das Pop-up-Fenster herunterladen.
  5. Klicke auf Datei importieren, um die Datei herunterzuladen. Du wirst aufgefordert, die E-Mail anzupassen, mit der die Mitglieder eingeladen werden.
Eine einzelne Person einladen
Diese Option kannst du verwenden, um eine Einzelperson einzuladen oder einem Nutzer, der seine Einladung nicht erhalten hat, eine neue Einladung zu senden. So lädst du eine Einzelperson ein oder sendest eine Einladung erneut:
  1. Klicke oben links auf Workplace auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Personen.
  3. Suche den Nutzer in der Liste. Du kannst dazu das Suchfeld verwenden.
  4. Wähle neben dem Namen der Person, die du einladen möchtest, Einladen aus.
  5. In einem Pop-up-Fenster erhältst du die Möglichkeit, die Einladung zu personalisieren. Wenn du Text zu der E-Mail hinzufügst, erscheint eine Vorschau. Andernfalls verwendet Workplace den Standardinhalt.
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Dieser Artikel betrifft Administratoren von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Als Systemadministrator kannst du bei Bedarf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne E-Mail-Adressen hinzufügen. So aktivierst du das Feature:
  1. Gehe zum Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Einstellungen.
  3. Gehe zur Einstellung Kontoerstellung mit Zugriffscodes und aktiviere das Auswahlfeld, damit Kollegen ohne E-Mail-Adresse sich mit einem Zugriffscode bei Workplace anmelden können.
So fügst du Personen ohne E-Mail-Adresse zu Workplace hinzu:
  1. Gehe im Administrationsbereich zum Tab Personen und wähle Person hinzufügen aus oder füge über eine CSV-Datei mehrere Personen auf einmal hinzu.
  2. Wenn du einen Nutzer hinzufügst, musst du mindestens das Feld für den Namen und das für die Mitarbeiter-ID ausfüllen. Wenn diese Felder ausgefüllt werden, ist keine E-Mail-Adresse erforderlich. Für alle Nutzer ohne E-Mail-Adresse wird nun ein Zugriffscode erstellt.
  3. Einen individuellen Zugriffscode erhältst du, indem du neben dem Namen eines Nutzers auf klickst und Zugriffscode abrufen auswählst. Du kannst aber auch eine CSV-Datei mit Zugriffscodes für alle Konten ohne E-Mail-Adresse herunterladen, indem du neben dem Tab Personen auf das Menü klickst und Zugriffscode abrufen auswählst.
  4. Gib die Zugriffscodes an Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse aus. Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse können diesen Zugriffscode bei der ersten Anmeldung eingeben, einen Benutzernamen sowie ein Passwort erstellen und sich damit bei Workplace anmelden.
Hinweis: Zugriffscodes sind vertrauliche Daten. Jede Person mit einem nicht verwendeten Zugriffscode hat vollständigen Zugriff auf das Konto, für das der Code vorgesehen ist. Es sollte daher streng kontrolliert werden, an wen Zugriffscodes weitergegeben werden.
Beachte die folgenden Hinweise zu Zugriffscodes:
  • Sie bestehen aus einer 16-stelligen Abfolge von Buchstaben.
  • Pro Konto ist immer nur ein Zugriffscode gültig.
  • Wird ein neuer Zugriffscode für einen Nutzer erstellt, verlieren alle älteren Codes ihre Gültigkeit.
  • Sie sind nach ihrer Erstellung 90 Tage lang gültig.
  • Zugriffscodes, die bereits verwendet wurden, um den Zugriff auf ein Konto zu erhalten oder wiederherzustellen, verlieren ihre Gültigkeit.
  • Administratoren können nicht genutzte Zugriffscodes jederzeit deaktivieren.
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Diese Funktion ist nur für Administratoren auf Workplace Essential und Workplace Advanced verfügbar.
Mit Zugriffscodes zur Anmeldung können Administratoren Nutzer ohne E-Mail-Adresse zu Workplace einladen. Außerdem können sie Nutzer damit zu einer Workplace-Community hinzufügen. Dazu generieren sie einen individuellen Code, mit dem die Nutzer ihr Konto aktivieren können.
Zugriffscodes müssen im Administrationsbereich aktiviert werden.
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Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced und Workplace Enterprise.
Einzelne Konten erstellen
Wenn du einzelne Konten erstellst, werden die entsprechenden Nutzer sofort eingeladen.
Mehrere Konten gleichzeitig erstellen
Beim Erstellen von Konten im Bulk-Kontomanagement musst du bei jedem Hochladen entscheiden, ob du die Nutzer sofort oder später einladen möchtest. Wenn du dich für später entscheidest, werden die Konten ohne Einladung erstellt und du musst die Nutzer später einladen.
G Suite oder Microsoft Azure AD (automatisches Kontomanagement)
Wenn du die G Suite oder Microsoft Azure AD zur automatischen Kontoverwaltung verwendest, wirst du entweder bei der Erstellung oder später dazu aufgefordert, die entsprechenden Nutzer für die Konten einzuladen. Wenn du sie später einladen möchtest, werden die Konten ohne Einladung erstellt. Nachdem du alle Konten über den Button Alle einladen eingeladen hast, ändert sich die Konfiguration und neu erstellte Konten werden sofort eingeladen.
Andere Anbieter von Cloud-Identitäten oder Active Directory-Sync-Komponenten
Wenn du mit einem anderen Anbieter von Cloud-Identitäten verbunden bist (Okta, OneLogin oder Ping Identity) oder eine Active Directory Sync-Komponente verwendest, werden die Konten standardmäßig ohne Einladung erstellt. Nachdem du alle Konten über den Button Alle einladen eingeladen hast, ändert sich die Konfiguration und neu erstellte Konten werden sofort eingeladen.
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Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Premium.
Sobald ein Nutzer eingeladen wurde, muss er sein Konto in Anspruch nehmen, damit er seine Profildaten überprüfen oder eingeben und ein Passwort einrichten kann. Mitarbeiter beginnen mit diesem Vorgang, indem sie eine E-Mail von Workplace mit ihrer individuellen URL erhalten oder die Anmeldeseite aufrufen (nur für Unternehmen, die SSO aktiviert haben), nachdem sie eingeladen wurden.
Hinweis: Wenn dein Unternehmen SSO für deine Community aktiviert hat, müssen sich Mitglieder zunächst im SSO-System anmelden, bevor sie mit dem Vorgang beginnen.
Sobald sie auf Workplace zugreifen, werden ihnen die folgenden Schritte zum Abschluss ihrer Registrierung angezeigt:
1. Akzeptieren der Nutzungsbedingungen und Bestätigung der Profildaten
Je nach Einstellungen in deinem Administrationsbereich kann es sein, dass Mitglieder gebeten werden, die Nutzungsbedingungen deines Unternehmens zu akzeptieren, ihre Profildaten zu überprüfen, zu vervollständigen oder zu bearbeiten und ein Profilbild einzurichten.
2. Einrichten eines Passworts
Mitglieder werden darum gebeten, ein Passwort einzurichten. Diese Stufe wird bei Communities mit aktiviertem SSO übersprungen.
3. Auswählen von Standardgruppen
Mitglieder können aus einer Standardauswahl Gruppen wählen, denen sie beitreten möchten, oder selbst nach speziellen Gruppen suchen. Sie gelangen dann zum News Feed und können sofort mit der Nutzung von Workplace beginnen.
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Dieser Artikel richtet sich an Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Wenn du deinen Kollegen eine weitere Möglichkeit zur Kontobeanspruchung anbieten möchtest, kannst du ihnen einen entsprechenden Link zur Verfügung stellen. Vielleicht möchtest du Einladungen im Druckformat über ein unternehmensweites SMS-Gateway versenden. Du kannst aber auch personalisierte E-Mails von einem Vorgesetzten/Mitglied der Unternehmensleitung an Mitarbeiter versenden, um im Anschluss an systemgenerierte Workplace-E-Mails nachzufassen.
Wenn du Links zur Kontobeanspruchung exportierst, kannst du sie individuell oder als Massennachricht zusammen mit den Informationen anderer Mitarbeiter verschicken. Diese Links erhältst du, indem du eine CSV-Datei mit den exportierten Mitarbeiterdaten herunterlädst. So erhältst du Links zur Kontobeanspruchung:
1. Klicke im Administrationsbereich auf den Tab Personen.
2. Klicke auf > Mitarbeiterinformationen exportieren.
3. Du erhältst kurz darauf eine E-Mail mit einem Link zu einer CSV-Datei, die alle Daten deiner Arbeitskollegen enthält. Dazu gehören auch Links zur Kontobeanspruchung, wenn der Nutzer eingeladen wurde, den Link aber noch nicht verwendet hat.
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Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Du kannst unseren Einladungsprozess verwenden. Er ermöglicht dir, Nutzerkonten bereitzustellen, bevor du die jeweiligen Nutzer zu Workplace einlädst. Nutzerkonten, für die keine Einladung versendet wurde, können nicht beansprucht werden und erhalten keine E-Mails. Sie können jedoch wie andere Nutzerkonten behandelt und z. B. zu Gruppen hinzugefügt oder markiert werden. Weitere Informationen findest du auf dieser Seite.
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Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Durch die Bereitstellung können Administratoren Nutzerkontodaten hochladen und Workplace-Instanzen einrichten, ohne die Nutzer darüber zu benachrichtigen. Da wir den bereits eingeladenen und den noch nicht eingeladenen (bereitgestellten) Nutzern einen unterschiedlichen Status zuweisen, können die Workplace-Administratoren vorab Konten für Mitglieder einrichten und diese erst danach einladen.
Workplace-Administratoren können Gruppen für ihre Communities erstellen und dann Mitglieder mit bereitgestellten Konten dort hinzufügen. Sobald der Administrator alle Vorbereitungen abgeschlossen hat, kann er Mitglieder zu Workplace einladen. Die Mitglieder sind bei ihrer ersten Anmeldung dann bereits Teil der relevanten Gruppen.
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Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Wenn Mitarbeiter deine Organisation verlassen, ist es wichtig, dass ihr Workplace-Konto zeitnah deaktiviert wird. Das trifft auch zu, wenn Nutzer eine einmalige Anmeldung zur Authentifizierung verwenden, denn diese Token werden nicht sofort ungültig.
Wenn du eine automatisierte Bereitstellung per IDP- oder AD-Synchronisierung verwendest, sollte dies standardmäßig aktiviert sein. Wenn du eine manuelle Bereitstellung oder CSV-Datei verwendest, sorge dafür, dass die Deaktivierung von Workplace-Konten zu den Schritten gehört, die bei Ausscheiden eines Mitarbeiters vorgenommen werden müssen.
Mehr zur Deaktivierung und Bulk-Deaktivierung von Nutzern
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Dieser Artikel richtet sich nur an Administratoren auf Workplace Advanced. Du kannst diesen Vorgang nur von einem Computer aus durchführen.
Du kannst Personen mit nicht beanspruchten Konten die Bestätigungs-E-Mail erneut zusenden. Dabei kannst du die Bestätigungs-E-Mail entweder an alle nicht beanspruchten Konten oder an eine Liste bestimmter Personen senden.
So sendest du Personen die Bestätigungs-E-Mail erneut zu:
  1. Klicke in deinem Administrationsbereich auf Personen.
  2. Klicke neben Personen bearbeiten auf und wähle dann Benachrichtigung zur Beanspruchung senden aus.
  3. Wähle Alle noch nicht beanspruchten Konten oder Bestimmte Konten aus und folge den Anweisungen.
  4. Personalisiere deine Benachrichtigung oder verwende die Standard-E-Mail und klicke dann auf Senden.
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Dieser Artikel gilt nur für Administratoren von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Nach der ursprünglichen Einladung zu Workplace werden zwei Erinnerungs-E-Mails verschickt: die erste nach drei Tagen, die zweite nach fünf Tagen.
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Bulk-Handlungen
Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Workplace unterstützt das gleichzeitige Verwalten mehrerer Nutzerkonten über CSV- oder Excel-Dateien. Mit der Verwaltung mehrerer Konten auf einmal kannst du Prozesse vereinfachen, zum Beispiel die ersten Nutzer, eine neue Abteilung oder einen neuen Manager zu Workplace hinzufügen oder die Mitgliedschaft bestimmter Nutzer in deiner Community deaktivieren.
Wenn dein Unternehmen einen unterstützten Identitätsanbieter verwendet, kannst du über die automatische Kontoverwaltung Konten in deinem Namen hinzufügen oder deaktivieren lassen, wenn Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten bzw. es verlassen. Mehr zur Verwaltung von Konten mit Identitätsanbietern
Workplace unterstützt zwei Bulk-Vorgänge über CSV- oder Excel-Dateien:
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Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced. Bei jedem Bulk-Upload musst du entscheiden, ob du die Nutzer der Konten sofort oder später einladen möchtest. Wenn du dich für später entscheidest, werden die Konten ohne Einladung erstellt und du musst die Nutzer später einladen.
Workplace unterstützt die gleichzeitige Erstellung mehrerer Nutzerkonten über Dateien mit durch Kommas getrennten Werten (CSV). Dabei musst du die Mitarbeiterkonten nicht einzeln bereitstellen. Stattdessen kannst du eine CSV- oder eine Excel-Datei hochladen, die Informationen über jeden Mitarbeiter enthält.
Wenn du eine extrem große Anzahl an Konten erstellst, darf jeder einzelne Import nicht mehr als 2.500 Zeilen an Mitarbeiterdaten enthalten.
So erstellst du mehrere Konten auf einmal, indem du eine CSV- oder Excel-Datei hochlädst:
  1. Klicke im Administrationsbereich auf Personen > Personen hinzufügen > Personen hinzufügen.
  2. Klicke auf den Button Datei importieren und lade die CSV- oder Excel-Datei hoch.
  3. Wenn du auf Vorlage herunterladen klickst, wird eine CSV-Vorlage heruntergeladen. Das Dokument kann dann in Excel geöffnet und als XLS- oder XLSX-Datei gespeichert werden, falls du lieber mit Excel arbeitest.
  4. Sobald die CSV-Datei oder die Excel-Tabelle hochgeladen wurde, erscheint ein Bestätigungsbildschirm, in dem Fehler in der CSV- oder Excel-Datei aufgelistet sind oder in dem angegeben ist, ob der Upload abgeschlossen ist. In der ersten Spalte werden die Ergebnisse der jeweiligen Zeilen angezeigt:
  5. Wenn die erste Spalte leer ist, wird ein Konto für den entsprechenden Mitarbeiter erstellt.
    Ein rotes Achteck zeigt an, dass es ein Problem mit der Zeile gibt. Das Problem wird durch eine Fehlermeldung erläutert.
    Ein blauer Kreis zeigt an, dass der Upload noch nicht abgeschlossen ist.
    Ein grünes Häkchen zeigt, dass der Upload abgeschlossen ist.
  6. Nach der Bestätigung der Vorschaudetails kannst du die neuen Konten erstellen, indem du auf Weiter klickst. Die Konten werden dann nach und nach erstellt.
Bis ein Konto deaktiviert wird, erhält der Mitarbeiter weiterhin E-Mails und Push-Benachrichtigungen. Anleitungen zum Deaktivieren von Konten findest du unter Mehrere Konten auf einmal deaktivieren.
Kontoerstellung verifizieren
Wenn du überprüfen möchtest, ob alle Konten erstellt wurden, kannst du die CSV-Datei oder die Excel-Tabelle erneut hochladen. Folge dazu den obigen Schritten und überprüfe alle Zeilen auf Häkchen in der ersten Spalte. Du kannst dann auf Abbrechen klicken, damit die Konten nicht erneut erstellt werden. Andernfalls erhältst du eine Meldung, dass die Konten bereits existieren.
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Wir empfehlen die folgenden Formate, wenn du mehrere Konten auf einmal bereitstellen möchtest:
FeldBeschreibungTypErforderlich
E-Mail-AdresseGeschäftliche E-Mail-Adresse des Mitarbeiters. Jedem Mitarbeiter muss im Feld ein eigener Wert zugeordnet werden.TextJa
VornameVorname des MitarbeitersTextJa
NachnameNachname des MitarbeitersTextJa
BerufsbezeichnungBerufsbezeichnung des Mitarbeiters TextNein
AbteilungAbteilung, in der der Mitarbeiter arbeitetTextNein
TelefonnummerGeschäftliche Telefonnummer des Mitarbeiters. Telefonnummern müssen in einem internationalen Format mit Landesvorwahl angegeben werden, z. B. +49-232-1234567.TextNein
StandortStandort des Büros, in dem der Mitarbeiter arbeitetTextNein
SpracheAbkürzung für die Standardsprache, die für diesen Mitarbeiter eingerichtet werden soll. Wenn nicht näher angegeben, wird die Standardsprache Englisch (US) (en_US) festgelegt. Du findest die vollständige Liste der gültigen Abkürzungen unter Von Facebook unterstützte Ländereinstellungen und Sprachen.TextNein
E-Mail-Adresse des VorgesetztenE-Mail-Adresse des direkten Vorgesetzten des MitarbeitersText Nein
Geschäftsbereich Der Geschäftsbereich, in dem der Mitarbeiter arbeitetTextNein
OrganisationOrganisation, in der der Mitarbeiter arbeitetText Nein
EintrittsdatumEintrittsdatum des Mitarbeiters in die OrganisationDatum (JJJJ-MM-TT) Nein
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Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Advanced und Workplace Enterprise. Du musst Systemadministrator sein, um mit G Suite und Azure Personen hinzufügen zu können. Die Einrichtung der Integration eines Identitätsanbieters (IDP) mit Azure und G Suite ermöglicht es, Profilattribute von Azure AD oder G Suite auf Workplace zuzuordnen.
So fügst du mit G Suite und Azure Personen hinzu:
  1. Klicke oben links in deinem Profil auf Administrationsbereich.
  2. Klicke auf Personen > Personen hinzufügen und dann erneut auf Personen hinzufügen.
  3. Wähle G Suite oder Microsoft Azure AD aus und folge den Anweisungen.
Wenn du eine Verbindung mit G Suite oder Azure herstellst und es Nutzer gibt, die bereits in Workplace vorhanden sind, stelle sicher, dass die Namen, E-Mail-Adressen und Details dieser Nutzerkonten im IDP mit den Nutzerprofilen auf Workplace übereinstimmen. Andernfalls erstellt der IDP doppelte Konten. Wenn Nutzer dein Unternehmen verlassen, werden ihre Konten automatisch deaktiviert. Achte bei den Details auf Groß- und Kleinschreibung!
Hinweis: Du musst Workplace den Zugriff auf deine IDP-Informationen gestatten. Außerdem musst du Administrator für G Suite sein und den Zugriff auf G Suite aktivieren, wenn du Personen damit hinzufügen möchtest.
Deine Nutzerliste wird auf Workplace automatisch alle 5 Stunden synchronisiert.
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Dieser Artikel betrifft nur Administratoren auf Workplace Advanced.
Statt jeden Mitarbeiter einzeln zu deaktivieren, kannst du das für mehrere Konten gleichzeitig tun. Dazu musst du nur eine CSV-Datei mit den E-Mail-Adressen der Konten hochladen, die du deaktivieren möchtest.
So lädst du eine gültige CSV-Datei hoch und deaktivierst gleichzeitig mehrere Konten:
  1. Klicke im Administrationsbereich auf den Tab Personen, um eine Liste mit allen Mitarbeiterkonten aufzurufen.
  2. Klicke auf und dann auf Mehrere Personen deaktivieren.
  3. Dir wird die Option angezeigt, eine CSV-Datei hochzuladen. Die Datei sollte eine einzige Spalte enthalten. Hier werden die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiterkonten, die deaktiviert werden sollen, in separaten Zeilen aufgeführt.
Sobald die CSV-Datei hochgeladen wurde, erscheint eine Bestätigung, die etwaige Fehler in der CSV-Datei auflistet. In der ersten Spalte werden die Ergebnisse der jeweiligen Zeilen angezeigt:
  • Ein Häkchen zeigt an, dass das Konto des Mitarbeiters bereits deaktiviert wurde.
  • Ein Fehlerdreieck zeigt an, dass es mit der Zeile ein Problem gibt. Fahre mit der Maus über das Symbol, um die Fehlermeldung zu sehen.
  • Das Konto des Mitarbeiters wird deaktiviert, wenn die erste Spalte leer ist.
Du kannst die Informationen aus der Vorschau herunterladen, indem du auf Vorschau exportieren klickst.
Nach Überprüfung der Vorschaudetails kannst du die ausgewählten Konten deaktivieren, indem du auf Konten deaktivieren klickst. Die Konten werden dann deaktiviert.
Beachte, dass je nach Anzahl der Konten, die deaktiviert werden sollen, eine Verzögerung auftreten kann.
Deaktivierte Konten überprüfen
Wenn du überprüfen möchtest, ob alle Konten erfolgreich deaktiviert wurden, lade die CSV-Datei erneut hoch und sieh nach, ob alle Zeilen in der ersten Spalte ein Häkchen haben.
Hinweis: Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Deaktivierung eines Nutzerkontos wirksam wird.
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Problembehebung
Dieser Artikel gilt nur für Workplace Advanced-Administratoren.
Wenn du eine Fehlermeldung mit dem Hinweis erhältst, dass der Nutzer oder die Gruppe, die du hinzufügen möchtest, bereits existiert, könnte eines dieser Probleme vorliegen:
  • Die Person gehört schon einer anderen Community an. Bitte beachte, dass eine E-Mail-Adresse nur mit einer einzigen Workplace-Community verknüpft sein darf.
  • Die E-Mail-Domäne der Person befindet sich möglicherweise auf der Whitelist einer anderen Community.
  • Wenn du schon einmal jemanden mit derselben E-Mail-Domain hinzufügen konntest und nun eine Fehlermeldung erhältst, hat möglicherweise eine andere Community diese Domain beansprucht, nachdem du diese Person hinzugefügt hattest.
Eine Fehlermeldung, die besagt, dass die E-Mail-Adresse nicht verwendet werden kann, erscheint auch, wenn du versuchst, eine allgemeine E-Mail-Adresse wie info@, sales@, admin@ oder support@ hinzuzufügen. Auf Workplace können Konten nur mit E-Mail-Adressen erstellt werden, die Einzelpersonen zugeordnet sind.
Hinweis: Komplikationen beim Hinzufügen von Kolleginnen und Kollegen auf Workplace kannst du vermeiden, indem du eine Whitelist erstellst, auf der alle mit deiner Community verknüpften E-Mail-Domains stehen. Eine E-Mail-Domäne kann nicht in mehreren Communitys auf eine Whitelist gesetzt werden.
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Dieser Artikel gilt nur für Nutzer von Workplace Essential und Workplace Advanced.
Stelle sicher, dass die Konten für die Nutzer nicht nur erstellt, sondern diese auch eingeladen wurden. Weitere Informationen zu Einladungen
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Dieser Artikel betrifft nur Nutzer von Workplace Advanced.
Dies sind die häufigsten Probleme, die beim Hochladen von Deaktivierungslisten als CSV-Dateien auftreten können:
  • Die Datei liegt nicht im CSV-Format vor
    Alle Dateien müssen in einem gültigen CSV-Format sein (Dateiendung .csv). Andere Dateitypen und -formate werden nicht akzeptiert.
  • Die Datei ist nicht mit UTF-8 kodiert
    Alle Dateien müssen die Zeichenkodierung UTF-8 aufweisen.
  • Ungültige E-Mail-Adresse
    Die aufgeführte E-Mail-Adresse gehört nicht zu einem Konto in Workplace.
  • Doppelte E-Mail-Adresse
    Jede E-Mail-Adresse darf in der CSV-Datei nur einmal vorkommen.
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Dieser Artikel ist nur für Admins von Workplace Essential und Workplace Advanced gedacht.
Wenn Probleme beim Hochladen von CSV-Dateien auftreten, hat das möglicherweise eine der folgenden Ursachen:
  • Kein CSV-Format
    Alle Dateien müssen in einem gültigen CSV-Format vorliegen (Dateierweiterung .csv). Andere Dateitypen und -formate werden nicht akzeptiert.
  • Nicht UTF-8 kodiert
    Alle Dateien müssen die Zeichenkodierung UTF-8 aufweisen.
  • Werte enthalten Kommas
    Wenn ein Wert ein Komma enthält, muss der gesamte Wert in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden (z. B. "Wert_mit_Komma"). So sollte zum Beispiel London in England in der CSV-Datei als "London, England" erscheinen.
  • Duplikate
    Doppelte Mitarbeiterdatensätze führen zu Fehlern in der CSV-Validierung.
  • Falsche Großschreibung
    Normalerweise würde eine falsche Großschreibung nicht zu einem Fehler führen, Namen, Standorte und andere Felder werden jedoch mit derselben Großschreibung wie in der CSV-Datei gespeichert.
  • Ungültige Telefonnummer
    Telefonnummern sind im Format [Landesvorwahl] + [Vorwahl] + [Telefonnummer] anzugeben (z. B. +49 170 1234567).
  • Ungültige Ländereinstellung
    Die Sprache muss in einer der auf Facebook gültigen Abkürzungen angegeben werden.
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